Blogs

De kinderopvang is een dynamische sector. De vraag naar kinderopvangplekken fluctueert voortdurend, onder invloed van factoren als de geboortecijfers, de arbeidsmarkt en de overheidssubsidies. Voor kinderopvangorganisaties is het daarom belangrijk om goede voorspellingen te maken over de toekomstige vraag. Deze voorspellingen kunnen hen helpen om hun organisatie toekomstbestendig te maken.

Wat is forecasten?

Forecasts zijn voorspellingen van toekomstige gebeurtenissen. In de kinderopvang worden forecasts gebruikt om de vraag naar kinderopvangplekken in de toekomst te voorspellen. Deze forecasts kunnen op verschillende manieren worden gemaakt, bijvoorbeeld door middel van:

• Analyse van historische data: door te kijken naar de vraag naar kinderopvangplekken in het verleden, kunnen organisaties een beeld krijgen van de toekomstige vraag.
• Interviews met stakeholders: door interviews te houden met ouders, werkgevers en overheidsinstanties, kunnen organisaties inzicht krijgen in de factoren die de vraag naar kinderopvangplekken beïnvloeden.
• Marktonderzoek: marktonderzoek kan organisaties helpen om de concurrentiepositie te bepalen en de vraag naar kinderopvangplekken in de regio te analyseren.

Wil jij ook forecasten? Vraag een vrijblijvende demo aan:

Plan een demo

Waarom zijn forecasts belangrijk?

Forecasts zijn belangrijk voor kinderopvangorganisaties om verschillende redenen. Ten eerste kunnen ze helpen om de continuïteit van de organisatie te waarborgen. Door te weten hoeveel kinderopvangplekken er in de toekomst nodig zullen zijn, kunnen organisaties ervoor zorgen dat ze voldoende capaciteit hebben om aan de vraag te voldoen. Ten tweede kunnen forecasts helpen om kosten te besparen. Door te weten hoeveel kinderopvangplekken er in de toekomst nodig zullen zijn, kunnen organisaties de inkoop van personeel en materialen beter afstemmen op de vraag. Ten derde kunnen forecasts helpen om de kwaliteit van de kinderopvang te verbeteren. Door te weten hoeveel kinderopvangplekken er in de toekomst nodig zullen zijn, kunnen organisaties ervoor zorgen dat ze voldoende gekwalificeerd personeel hebben om de kinderen de best mogelijke zorg te bieden.

Hoe maak je goede forecasts?

Om goede forecasts te maken, is het belangrijk om gebruik te maken van betrouwbare data en methoden. Daarnaast is het belangrijk om rekening te houden met de mogelijke onzekerheid van de voorspellingen. De vraag naar kinderopvangplekken kan immers door verschillende factoren worden beïnvloed, die soms moeilijk te voorspellen zijn.

Conclusie
Forecasts zijn een onmisbaar hulpmiddel voor kinderopvangorganisaties. Door goede voorspellingen te maken over de toekomstige vraag, kunnen organisaties hun organisatie toekomstbestendig maken en de continuïteit, de kosten en de kwaliteit van de kinderopvang verbeteren.

Wil je meer weten over forecasten in de kinderopvang? Vraag een vrijblijvende demo aan, dan laten wij je zien hoe je gemakkelijk kunt forecasten in de kinderopvang

Vraag een demo aan

CPMLive biedt trainingen en consultancy aan op het gebied van forecasten. Vraag een vrijblijvende demo aan, dan laten wij je zien hoe forecasten in de kinderopvang

Extra tips

• Maak gebruik van een geautomatiseerd forecastingsysteem. Dit kan je helpen om de complexiteit van het forecastingproces te beheersen.
• Werk samen met andere kinderopvangorganisaties in de regio. Door samen data te delen en te vergelijken, kunnen jullie de nauwkeurigheid van jullie forecasts verbeteren.
• Houd de forecasts regelmatig bij. De vraag naar kinderopvangplekken kan immers snel veranderen.

In de kinderopvang willen we niet alleen goede zorg geven, maar ook dat alle bedrijfsprocessen soepel verlopen. Een goed georganiseerd proces is de basis voor elke succesvolle organisatie. Maar hoe weten we of alles goed gaat? We kunnen het natuurlijk intuïtief aanvoelen (dat gevoel in je onderbuik), maar het is ook belangrijk om het met harde cijfers te onderbouwen (want meten = weten).

Drie KPI’s voor succes

Er zijn drie belangrijke KPI’s die inzicht geven in de efficiëntie van het primaire proces in de kinderopvang:

• Bezettingspercentage: dit is het aantal geplande kinduren delen door de beschikbare planningsuren.
• BKR (Beroepskracht-Kind-Ratio): dit is de verhouding tussen het aantal ingeplande kinderen en het aantal pedagogisch medewerkers.
• P-factor gepland: dit is het delen van het aantal geplande kinduren door het aantal ingeplande personeelsuren.

Een balans tussen bezetting en BKR

Het team dat verantwoordelijk is voor de kindplanning moet ervoor zorgen dat het bezettingspercentage en de BKR op het hoogste niveau blijven. Deze twee KPI’s zijn met elkaar verbonden. Een hoog bezettingspercentage zorgt voor een stabiel financieel resultaat, omdat de faciliteiten en het personeel efficiënt worden benut. Maar een hoog bezettingspercentage moet wel gepaard gaan met een optimale BKR. Als de BKR te laag is, kan de kwaliteit van de zorg in het geding komen.

P-factor gepland: de sleutel tot succes

De p-factor gepland is de sleutel tot succes. Deze KPI geeft aan of de roosters goed zijn afgestemd op de bezetting. Het ideale resultaat is dat de p-factor slechts enkele procentpunten onder de BKR ligt. Als het verschil aanzienlijk groter is, betekent dit dat de roosters niet optimaal zijn afgestemd op het aantal aanwezige kinderen.

Software maakt het makkelijker

Het verzamelen van deze informatie is de afgelopen jaren aanzienlijk eenvoudiger geworden. Software voor kind- en personeelsplanning maakt het mogelijk om alle relevante gegevens keurig vast te leggen. Door deze data geautomatiseerd te verzamelen en toegankelijk te maken voor betrokkenen, kunnen we het proces van optimalisatie versnellen en meten of het primaire proces op orde is.

CPMLite houdt alle KPI’s voor je bij

CPMLite is software voor kind- en personeelsplanning die alle KPI’s voor je bijhoudt. Met CPMLite heb je altijd inzicht in de efficiëntie van je primaire proces en kun je snel en effectief maatregelen nemen om je organisatie te verbeteren. Handig voor jezelf, handig voor het bestuur en handig voor de GGD inspectie.

Lees hier alles over CPMLite

Ben je benieuwd hoe CPMLite jouw organisatie helpt? Tijdens een demo laten we jouw ons pareltje zien.

Vraag een demo aan

Leer wat Corporate Performance Management is en hoe jij met Corporate Performance Management jouw organisatiedoelen bereikt.

Om organisatiedoelen te halen moet je prestaties kunnen meten. Wanneer deze prestaties niet in lijn zijn met de verwachtingen, dan moet je direct in actie kunnen komen. Dit proces wordt Corporate Performance Management (CPM) genoemd.

Zo behaal jij jouw doelen:

Een goed ingericht CPM proces zorgt er dus voor dat een strategie behaald wordt. Elke organisatie begint met het opstellen van jaarlijkse doelen. De operationele prestaties worden vervolgens dagelijks of wekelijks gemeten. De tactische en strategische prestaties worden per maand of kwartaal gemeten. In deze frequentie van een maand of kwartaal wordt de plan-do-check-act cyclus, oftewel de planning & control cyclus, gevolgd. Je vergelijkt het gestelde doel met de realisatie van dat moment. Zo kun je verschillen analyseren en toelichtingen schrijven. Ook kijk je vooruit en als blijkt dat doelen niet behaald gaan worden, stuur je direct bij. Zo weet je zeker dat je jouw doelen behaalt.

CPM bestaat uit een aantal componenten: 

Budgettering en forecasting
Door middel van budgettering kunnen organisaties hun financiële middelen effectief toewijzen en hun prestaties monitoren aan de hand van vooraf bepaalde doelen. Forecasting helpt bedrijven bij het plannen van toekomstige prestaties door middel van het voorspellen van mogelijke scenario’s en bijbehorende financiële resultaten.

Financiële consolidatie
Dit houdt in dat financiële informatie van verschillende bedrijfsonderdelen wordt samengevoegd tot één geconsolideerd financieel overzicht. Dit maakt het mogelijk om een duidelijk beeld te krijgen van de financiële prestaties van de hele organisatie.

Rapportage en analyse
Om inzicht te krijgen in prestaties van een organisatie en te herkennen waar verbetering nodig is zijn rapportages essentieel. Goede analyses maken het mogelijk om verbanden te leggen tussen verschillende bedrijfsactiviteiten en prestaties, waardoor bedrijven betere beslissingen kunnen nemen.

Strategische planning
Tot slot is strategische planning een belangrijk onderdeel van CPM. Dit omvat het stellen van doelen, KPI’s en het ontwikkelen van strategieën om deze doelen en KPI’s te bereiken. CPM maakt het mogelijk om de voortgang van de strategische doelstellingen te monitoren en bij te sturen waar nodig.

CPM en de plan-do-check-act cyclus (PDCA-cyclus)

CPM en de PDCA-cyclus gaan altijd hand in hand. Door gebruik te maken van de PDCA-cyclus in combinatie met CPM kan een organisatie proactief zijn in het verbeteren van zijn prestaties en het behalen van zijn strategische doelstellingen.

Sneller doelen bereiken met CPM 

Al met al is Corporate Performance Management een cruciaal instrument voor organisaties die hun prestaties willen verbeteren en hun strategische doelen willen bereiken. Door middel van CPM kunnen bedrijven betere beslissingen nemen op basis van betrouwbare en tijdige informatie over hun prestaties. Zodat zij hun concurrentiepositie kunnen versterken en hun algehele succes kunnen vergroten. 

Wil je alles weten over Rolling Forecast? Lees hier deel 1 van de blogserie.

Johnny van Cadsand – COO

Veel organisaties in de zorgsector werken met zelforganiserende teams, maar wie krijgt welke informatie te zien en hoe kan je daarop sturen? Na het lezen van deze blog weet je precies waar je als zelforganiserend team rekening mee moet houden als het gaat om informatievoorziening.

Waarom zelforganiserende teams?

De gedachte achter zelforganiserende teams is het stimuleren van autonomie van medewerkers. Wanneer iemand een gevoel van autonomie ervaart ontstaat eigenaarschap en meer betrokkenheid. Dit heeft een positieve invloed op de kwaliteit van het werk en zorgt voor een hoger werkgeluk.

Bied de juiste informatie aan

Iemand ervaart sneller een gevoel van autonomie wanneer er geen ruis op de lijn is, op het gebied van informatievoorziening betekent dit dat een medewerker enkel informatie krijgt die voor hem nodig is om zijn werk uit te voeren. Veelal wordt informatie gegeven door middel van een dashboard, op dit dashboard hoort dus alleen informatie te staan waar iemand invloed op heeft en waar iemand verantwoordelijk voor is.

Hoe ziet zo een dashboard eruit?

Afhankelijk van de functie van een medewerker kunnen de volgende KPI’S getoond worden op een dashboard:

• Incidentenmelding (MIM en MIC)
• Verzuimcijfers
• Budgetten
• Kwaliteit: aanwezigheid actueel zorgplan
• Klantwaardering
• Productiviteit

In één oogopslag ziet een medewerker hoe het gaat met de KPI’s. Heeft een KPI aandacht nodig, dan kan er direct worden bijgestuurd. Door middel van acties en toelichtingen worden andere collega’s betrokken en is de doorloopsnelheid van de PDCA vele malen hoger. Er wordt dus continu gestuurd op verbetering.
Op elk van deze KPI’s kan de gebruiker gemakkelijk doorklikken om de verklaring achter een cijfer in te zien. Is je verzuim bijvoorbeeld hoger dan verwacht, dan kun je downdrillen om te zien hoe dit komt.
Een gebruiker ziet alleen de KPI’s waar hij invloed op heeft of verantwoordelijk voor is. Op deze manier verhoog je eigenaarschap en betrokkenheid.

Let hier ook op:

Focus: beperk het aantal KPI’s op een dashboard tot 6 á 7 stuks. Dat is precies de juiste hoeveelheid om optimaal bij te dragen aan de doelen van de organisatie.
Wanneer informatie wordt gedeeld komt wet- en regelgeving om de hoek kijken. Wat mag je van elkaar zien en wat niet? Zorg voor een goede securitytoets.

Wat staat er niet op een dashboard?

• Complete winst en verlies
• HR gerelateerde informatie
• Productie/bezettingspercentages

Waarom niet? Omdat een medewerker hier geen invloed op heeft. Keep it simple stupid, dus alle overbodige zaken worden weggelaten.

Succesvolle zelforganiserende teams

Door bovenstaand toe te passen verhoog je de mate van succes van zelforganiserende teams. Bovendien zorgt het voor een groter gevoel van autonomie wat weer resulteert in meer werkgeluk.

Aan de slag!

Je weet nu waar je rekening mee moet houden als het gaat om informatievoorziening voor zelforganiserende teams. Wil je starten met dashboarding? We denken graag met je mee.

Michel Mols – Consultant

Organisaties houden zich al tijden bezig met Corporate Performance Management (CPM), ook wel prestatiemanagement genoemd. Hierbij worden prestaties op alle vlakken binnen de organisatie (zowel financieel als niet-financieel) gemeten en gemanaged. Het belang van CPM wordt vaak door hoger management erkend, maar vervolgens niet goed in de organisatie belegd. Toch is het belangrijk om CPM goed uit te voeren. Door de strategische doelstellingen te formuleren en te beleggen in de organisatie wordt kwaliteit en performance continu verbeterd. Dat kan alleen door deze doelstellingen in KPI’s te formuleren. Het SMART maken en ze daarna frequent beoordelen is hierbij essentieel. Onderbuikgevoel is niet meer van deze tijd. Data is overal en zorgt ervoor dat alles gemeten kan worden. Zoals Robert Kaplan al zei: “What gets measured, gets done”.

PCDA-cylcus

Een bekende methode om dit te borgen is de Plan Do Check Act cyclus (PDCA-cyclus): doelstellingen worden opgesteld, het resultaat wordt beoordeeld en daarna wordt er, indien nodig, bijgestuurd. In deze blog leggen we de PDCA-cyclus uit, vervolgens lichten we toe hoe de PDCA-cyclus digitaal geborgd kan worden in een organisatie.

Plan

Deze fase wordt gedreven vanuit de missie, visie en strategie van je organisatie, deze geven de kaders en de richting aan. Met behulp van KPI’s (Key Performance Indicators) zorg je ervoor dat je op het juiste pad blijft. Aan de hand van deze input wordt een plan opgesteld met daarin doelstellingen en verbetermaatregelen. Om succes te behalen moeten alle betrokken personen zich kunnen vinden in het plan.

Do

Dit is het moment van meten. Het plan wordt tot uitvoering gebracht, dus alle bijbehorende acties worden uitgevoerd. Soms wordt ervoor gekozen om acties eerst kleinschalig te introduceren bijvoorbeeld door middel van een testomgeving. Ook hier geldt dat alle betrokkenen mee worden genomen in deze stap.

Check

In deze fase worden uitgevoerde acties geëvalueerd. Welke doelen waren er gesteld? Zijn deze behaald? Om deze fase uit te kunnen voeren is het noodzakelijk om de juiste data voorhanden te hebben. Het is dus belangrijk dat alle data in je organisatie op orde is en het biedt voordelen wanneer je de informatie gemakkelijk vanuit een dashboard kunt aflezen.

Afwijkingen tussen het plan en de realisatie komen in deze fase naar boven. Wanneer de data op orde is weet je altijd wat er is gebeurd en verklaar je waarom het is gebeurd. De Do en Check fase van de cyclus vormen de analytische zijde, zo weet je wat je moet doen en hoe je het moet doen.

Act

Het resultaat van de vorige fase geeft aan waar moet worden bijgestuurd in de Act fase. Eerdere maatregelen of plannen kunnen worden bijgesteld of nieuwe besluiten worden genomen gebaseerd op de verkregen analyses en resultaten.

De Act fase zorgt voor agility, je aanpassingsvermogen zou met de tijd moeten versnellen. Je stuurt bij precies op de momenten dat het nodig is.

Continue verbeteren en vernieuwen

Door deze systematische manier van werken blijf je een leer- en verbetercyclus doorlopen. Het is geen eenmalig traject, je bevindt je altijd in één van de PDCA fasen. De PDCA-cyclus is het kloppend hart van de Control afdeling binnen een organisatie. Het cyclisch karakter zorgt ervoor dat kwaliteitsverbetering en -vernieuwing continu onder de aandacht zijn.

De data is al in je organisatie, nu is het zaak om deze in te zetten zodat je een data gedreven organisatie wordt, die continue verbetert en vernieuwt.

Digitaliseren van de PDCA-cyclus

Door de PDCA-cyclus te standaardiseren en automatiseren wordt deze manier van werken vele malen makkelijker geborgd in de organisatie.

Met behulp van een datawarehouse kunnen geautomatiseerde dashboards gemaakt worden. Dit dashboard zorgt ervoor dat jij en je collega’s altijd compleet, tijdig en juist inzicht hebben in de benodigde data. Er wordt niet meer gediscussieerd over de juistheid van data, maar over de inhoud. Nu zie je in een oogopslag wat er is gebeurd en waarom dit is gebeurd (lees hier meer over in de blog over het data analytics model).

Door de PDCA-cyclus te digitaliseren wordt samenwerking gestimuleerd dankzij workflows, toelichtingen en acties. Het werken met geprinte documenten, e-mails en telefoontjes naar collega’s is verleden tijd.

Bovendien zorgt een digitale PDCA-cyclus ervoor dat je kunt starten met een rolling forecast. Zo krijg je elke maand nieuwe inzichten en staar je niet het hele jaar naar een verouderde begroting. Ook deze rolling forecast is geïntegreerd in een dashboard waarbij forecast en realisatie direct af te lezen zijn.

Uiteindelijk wil je dat een organisatie van impliciet onbewust naar expliciet bewust transformeert, door het digitaliseren van de PDCA-cyclus zet je een enorme stap in de goede richting.

Maarten Ravestein – Consultant

In deel 1 van de blogserie hebben we besproken wat Business Intelligence is en waarom je het als bedrijf nodig hebt. Ontdek in deel 2 van de blogserie hoe je begint met BI.

In de vorige blog heb je geleerd dat je door middel van Business Intelligence grote hoeveelheden data kan omzetten in bruikbare informatie. Zodat jij met deze data optimaal inzicht krijgt in je bedrijf en zodat je beslissingen kunt nemen op basis van die data.

Maar hoe begin je dan met Business Intelligence?

Niet elke organisatie heeft de kennis en kunde in huis om te beginnen met Business Intelligence. De ene organisatie zal dit als een intern project oppakken, terwijl een andere organisatie dit oppakt met een Business Intelligence partner. De stappen die je doorloopt blijven hetzelfde.

Bepaal je doel

Eerst bepaal je het doel van je organisatie en bespreek je wensen en behoeftes. Dit kan bijvoorbeeld zijn dat je geautomatiseerde informatie of rapportages wilt voor jouw team. Zodat je niet meer handmatige data uit systemen hoeft te halen. Met als resultaat dat je realtime inzicht hebt, informatie is altijd juist, compleet en tijdig voor handen.

Een datawarehouse opzetten

De volgende stap is het opzetten van een datawarehouse. Dit is een soort grote bak met alle data van jouw organisatie. Data is afkomstig uit verschillende bronnen, denk hierbij aan bijvoorbeeld salarisadministratie, urenregistratie of planning. Deze data wordt dagelijks opgehaald en overgezet naar het datawarehouse.

Binnen het datawarehouse wordt alle data vanuit de verschillende bronnen omgezet naar gestructureerde informatie. Zo wordt bijvoorbeeld je personeelsplaning gekoppeld aan de te verwachten productie. Vervolgens kan deze informatie verder gecombineerd en geanalyseerd worden, zodat hier KPI’s ontstaan waarop je stuurt. Om dit te kunnen combineren en presenteren wordt gebruik gemaakt van Business Intelligence tools. Op je dashboard zie je precies of je personeelsinzet aansluit of dat je meer of minder personeel moet inplannen.

Zo kun je altijd compleet, tijdig en juist rapporteren.

Van onderbuik naar onderbouwing

De stap om goed te beginnen met Business Intelligence is groot. Daarom raden wij altijd aan om dit samen met een Business Intelligence partner te doen. De specialisten van CPMLive ondersteunen en adviseren, zodat je klaar bent voor de toekomst. Bekijk hier onze werkwijze.

Wil je meer weten over de theorie van de verschillende stappen die een organisatie doorloopt om alles uit data te halen? Lees hier de blogserie over Data Analytics.