Veel organisaties in de zorgsector werken met zelforganiserende teams, maar wie krijgt welke informatie te zien en hoe kan je daarop sturen? Na het lezen van deze blog weet je precies waar je als zelforganiserend team rekening mee moet houden als het gaat om informatievoorziening.
Waarom zelforganiserende teams?
De gedachte achter zelforganiserende teams is het stimuleren van autonomie van medewerkers. Wanneer iemand een gevoel van autonomie ervaart ontstaat eigenaarschap en meer betrokkenheid. Dit heeft een positieve invloed op de kwaliteit van het werk en zorgt voor een hoger werkgeluk.
Bied de juiste informatie aan
Iemand ervaart sneller een gevoel van autonomie wanneer er geen ruis op de lijn is, op het gebied van informatievoorziening betekent dit dat een medewerker enkel informatie krijgt die voor hem nodig is om zijn werk uit te voeren. Veelal wordt informatie gegeven door middel van een dashboard, op dit dashboard hoort dus alleen informatie te staan waar iemand invloed op heeft en waar iemand verantwoordelijk voor is.
Hoe ziet zo een dashboard eruit?
Afhankelijk van de functie van een medewerker kunnen de volgende KPI’S getoond worden op een dashboard:
- Incidentenmelding (MIM en MIC)
- Verzuimcijfers
- Budgetten
- Kwaliteit: aanwezigheid actueel zorgplan
- Klantwaardering
- Productiviteit
In één oogopslag ziet een medewerker hoe het gaat met de KPI’s. Heeft een KPI aandacht nodig, dan kan er direct worden bijgestuurd. Door middel van acties en toelichtingen worden andere collega’s betrokken en is de doorloopsnelheid van de PDCA vele malen hoger. Er wordt dus continu gestuurd op verbetering.
Op elk van deze KPI’s kan de gebruiker gemakkelijk doorklikken om de verklaring achter een cijfer in te zien. Is je verzuim bijvoorbeeld hoger dan verwacht, dan kun je downdrillen om te zien hoe dit komt.
Een gebruiker ziet alleen de KPI’s waar hij invloed op heeft of verantwoordelijk voor is. Op deze manier verhoog je eigenaarschap en betrokkenheid.
Let hier ook op:
Focus: beperk het aantal KPI’s op een dashboard tot 6 á 7 stuks. Dat is precies de juiste hoeveelheid om optimaal bij te dragen aan de doelen van de organisatie.
Wanneer informatie wordt gedeeld komt wet- en regelgeving om de hoek kijken. Wat mag je van elkaar zien en wat niet? Zorg voor een goede securitytoets.
Wat staat er niet op een dashboard?
- Complete winst en verlies
- HR gerelateerde informatie
- Productie/bezettingspercentages
Waarom niet? Omdat een medewerker hier geen invloed op heeft. Keep it simple stupid, dus alle overbodige zaken worden weggelaten.
Succesvolle zelforganiserende teams
Door bovenstaand toe te passen verhoog je de mate van succes van zelforganiserende teams. Bovendien zorgt het voor een groter gevoel van autonomie wat weer resulteert in meer werkgeluk.
Aan de slag!
Je weet nu waar je rekening mee moet houden als het gaat om informatievoorziening voor zelforganiserende teams. Wil je starten met dashboarding? We denken graag met je mee.